تکنیک پومودارو – چگونه برای انجام کارها بازدهی و تمرکز بالا تری داشته باشیم؟

آیا احساس می‌کنید که بازدهی شما در روزهای متفاوت دچار نوسان است؟ برخی روزها کارهایتان به‌سرعت انجام می‌شوند و برخی روزها مهم نیست که چقدر کار می‌کنید، ظاهراً کارها تمام نخواهند شد.
این تفکر که ساعات کاری زیاد و روزهای شلوغ بازدهی بیشتری دارد، یک برداشت اشتباه است. تحقیقات نشان داده است که نشستن پشت میز به

مدت زیاد بازدهی را کاهش می‌دهد، درصورتی‌که استراحت‌های کوتاه و منظم به افزایش تمرکز و انرژی کمک می‌کند.
تحقیقات دیگر نشان داده است که نشستن پشت میز به مدت طولانی برای سلامتی شما مضر است. مدت طولانی است که مشخص‌شده است مدت‌زمان طولانی بدون فعالیت سبب چاقی، بیماری‌های قلبی، سرطان، دیابت، و افزایش احتمال مرگ خواهد شد. اما تاکنون همه آن‌ها بر این باورند که انجام منظم و فشرده ورزش چنین احتمال‌هایی را تحت تأثیر قرار می‌دهد.

بااین‌حال یکی دیگر از تحقیقات نشان می‌دهد که اگرچه ورزش برای سلامتی مفید است، اما تنها استراحت‌های منظم و بلند شدن از پشت میز می‌تواند احتمال ریسک چنین بیماری‌هایی را کاهش دهد.

در این مقاله که ترجمه‌ای از مقاله The Pomodoro Technique می‌باشد روش‌های ساده افزایش بازدهی و متمرکز ماندن بیان می‌شود. همچنین شما را تشویق می‌کند تا با قرار دادن استراحت‌های منظم در طی روز سلامتی خود را تضمین کنید.

در مورد تکنیک پومودارو

تکنیک پومودارو در دهه ۱۹۸۰ توسط فرانسیسکو کریلو گسترش یافت. پومودارو کلمه ایتالیایی گوجه‌فرنگی می‌باشد. این تکنیک بدین گونه است که شما وظایف کاری خود را به قسمت‌های ۲۵ دقیقه‌ای تقسیم می‌کنید و بین آن‌ها یک استراحت کوتاه وجود دارد. کریلو این نام را از ساعت آشپزخانه‌اش که گوجه‌ای شکل بوده و از آن برای مدیریت زمانش در دوران دانشجویی استفاده می‌کرده، برگرفته است.

این روش فوق‌العاده ساده است. هر جلسه ۲۵ دقیقه کاری یک گوجه است. هنگامی‌که یک جلسه را تمام کردید، ۵ دقیقه تا شروع جلسه بعدی استراحت کنید. هنگامی‌که چهار گوجه‌فرنگی را تمام کردید، به مدت طولانی‌تر استراحت کنید تا انرژی بگیرید.
در ابتدا ممکن است به تعداد دفعات زیاد استراحت در طی روز احساس خوبی نداشته باشید. اما تحقیقات نشان می‌دهد که پس‌ازاین استراحت کوتاه تمرکز شما افزایش می‌یابد.

چگونه از تکنیک پومودارو استفاده کنیم؟

در ادامه روش استفاده از این تکنیک بیان می‌شود:

۱- برنامه خود را بررسی کنید:

قدم اول بررسی برنامه‌تان است. به برنامه خود نگاه کنید و ببینید که امروز چه‌کارهایی را باید انجام دهید. تخمین بزنید که هر کاری چه مدت‌زمانی طول خواهد کشید. این مدت‌زمان را برحسب تعداد پومودارو مشخص کنید.( هر پومودارو یک جلسه ۲۵ دقیقه‌ای است.)
حالا برنامه کاری خود را به‌گونه‌ای که متناسب با دیگر وظایفتان است، مرتب کنید.
همچنین وقت استراحت خود را برنامه‌ریزی کنید. ۵ دقیقه بعد از هر جلسه ۲۵ دقیقه‌ای به‌اضافه یک استراحت ۲۰ تا ۳۰ دقیقه‌ای بعد از اتمام کامل وظیفه مشخص و یا بعد از هر چهار پومودارو.

نکته:
کریلو پیشنهاد می‌کند که وظایف کاری خود را بخش‌های ۲۵ دقیقه‌ای تقسیم کنید. ممکن است شما نیاز داشته باشید که هر بخش کاری مدت‌زمان بیشتری داشته باشد.
برای مثال تحقیقات بر روی چرخه بیولوژیکی روزانه بیان می‌کند که ما می‌توانیم قبل از نیاز به استراحت به مدت ۹۰ تا ۱۲۰ دقیقه بر کارمان متمرکز بمانیم. بااین‌وجود دکتر اکبولام باک، پیشنهاد می‌دهد که برای حفظ سلامتی پس از هر ۴۵ دقیقه از پشت میز بلند شویم و استراحتی کوتاه کنیم.

۲- تایمر خود را تنظیم کنید:

قبل از شروع مطمئن شوید که هرچه برای شروع کار لازم دارید، در اختیارتان است. تایمر خود را بر روی مدت‌زمانی که بر آن توافق کرده‌اید تنظیم کنید. در این مثال با ۲۵ دقیقه کریلو ادامه می‌دهیم.
شما می‌توانید از هر نوع تایمری به‌دلخواه خود استفاده کنید. انواع تایمرهای آنلاین وجود دارد. شما حتی می‌توانید تایمر پومودارو مخصوص گوشی اندروید و آیفون را استفاده کنید.

هنگامی‌که تایمر خود را تنظیم کردید، فقط بر کار موردنظر تمرکز کنید. در زمان استراحت می‌توانید به تماس‌های تلفنی و یا صحبت همکاران رسیدگی کنید.
بنابراین قبل از شروع برای کاهش عوامل مزاحم آن‌ها را مدیریت کنید. درب اتاقتان را ببندید، تلفنتان را خاموش‌کنید، پیام‌های ایمیلتان را خاموش‌کنید و به همکاران بگویید که مزاحم شما نشوند.

۳- بر روی کارتان تمرکز کنید و فقط بر همان تمرکز کنید:

تمام توجه خود را بر کاری که در دست دارید اختصاص دهید.
اگر افکار و ایده‌ای در مورد وظایف دیگرتان به ذهنتان خطور کرد، به خود اجازه ندهید که بدین‌وسیله حواستان پرت شود. آن‌ها را گوشه‌ای یادداشت کنید و بعداً به آن‌ها رسیدگی کنید. حتی اگر رسیدگی به آن‌ها ضروری باشد، شما می‌توانید ۲۵ دقیقه بعدی را به آن اختصاص دهید، در حال حاضر فقط به کار خود ادامه دهید.

اگر قبل از اتمام زمان، کارتان به پایان رسید، می‌توانید از وقت باقی‌مانده برای انجام کارهای معمولی استفاده کنید. همچنین می‌توانید از آن زمان برای انجام کارهای کوچک استفاده کنید.

یادداشت نمودن تعداد پومودارو های اختصاص‌یافته به یک کار، به شما در برنامه‌ریزی‌های آینده کمک خواهد کرد. همچنین می‌توانید میزان بازدهی خود به‌مرورزمان را مقایسه کنید.

۴- استراحت کوتاهی کنید:

هنگامی‌که تایمرتان خاموش شد، به مدت ۵ دقیقه استراحت کنید. حتی اگر در کارتان غرق هستید باید این کار را انجام دهید. زیرا این زمان استراحت شماست و برای افزایش انرژی به شما کمک خواهد کرد.

شما ممکن است نگران باشید که ایجاد وقفه در کار جهت استراحت، باعث از بین رفتن زمانتان شود. اما استراحت‌های منظم سبب بازگرداندن انرژی شما می‌شود. همچنین سطح بازدهی و تمرکز شما را تا حدی بالا می‌برد که زمان ازدست‌رفته جبران می‌شود.
کریلو بیان می‌کند که سطح انرژی مهم‌تر از زمان است. رویکرد پومودارو برحسب حفظ انرژی است. ازاین‌رو نیازی نیست که هنگامی‌که تمرکزتان پایین است، زمانتان را برای انجام کار هدر دهید.

برای استفاده بیشتر، از این استراحت‌ها برای دور شدن از میز کارتان استفاده کنید. در اطراف بچرخید، ورزش کنید و قدم بزنید. حتی فعالیت‌هایی مانند آماده ساختن یک لیوان قهوه، آوردن یک لیوان آب، مرتب‌سازی مدارک پرینتر اتاق کناری کافی است تا مانع بیماری‌هایی شود که در اثر بی فعالیتی ماهیچه‌ها به وجود می‌آید.

در هنگام استراحت به کارهایی که در حال انجامش بودید فکر نکنید. این زمان فرصتی برای مغز است که اطلاعات را جذب کند. بنابراین در این مدت کارهای فکری انجام ندهید.

همچنین در برابر اصرار برای چک کردن شبکه‌های اجتماعی، ایمیل و گشت‌وگذار در وب در زمان استراحت مقاومت کنید. طبق تحقیقات ۷۰ درصد بزرگ‌سالان براثر نگاه طولانی‌مدت به وسایل الکترونیکی، فشار زیادی به چشمانشان وارد می‌کنند.
به‌جای آن از زمانتان برای انجام کارهای دیگری استفاده کنید. میزتان را مرتب کنید، مدیتیشن کنید، اسناد قدیمی را پاره کنید و یا با یکی از اعضای گروهتان گفتگو کنید. اگر در خانه کار می‌کنید، حتی می‌توانید لباس‌ها را در ماشین لباسشویی بگذارید.

۵- ادامه دادن جلسات کارتان و استراحت طولانی مدت‌تر:

هنگامی‌که استراحتتان تمام شد، تایمر خود را مجدداً تنظیم کنید و کارتان را ادامه دهید. هنگامی‌که چهار پومودارو را به پایان رساندید، به مدت ۲۰ تا ۳۰ دقیقه استراحت کنید. از این زمان برای پیاده‌روی، خوردن یک میان وعده سالم، ناهار خوردن، مطالعه کتاب استفاده کنید. هر آنچه شما را از میزتان دور کند و ذهن شما را از کاری که در حال انجامش بودید، پاک کند.

به یاد داشته باشید که مهم‌‌ترین نکته افزایش سطح انرژی شماست. به دلیل وجود راهنما مبنی بر اینکه هنوز پایان جلسه نیست و یا هنوز ۴ پومودارو جهت استراحت طولانی‌تر کامل نشده است، این قوانین را سنگ‌نوشته در نظر نگیرید.
مهم این است که به بدنتان گوش دهید. اگر حواستان پرت شد و یا اگر احساس خستگی کردید، برای اتمام جلسه ۲۵ دقیقه‌ای به خود فشار نیاورید.
به یاد داشته باشید که ریتم طبیعی بدن شما چرخه ۹۰ تا ۱۲۰ دقیقه‌ای است و تشخیص اینکه هنگام شروع کار، در چه مرحله‌ای از ریتم روزانه بوده‌اید کار سختی است.

شما باید باتجربه به آن دست‌یابید. ممکن است برای شما بهتر باشد که سه تا پومودارو کارکنید و سپس ۲۰ دقیقه استراحت کنید و یا ۵ پومودارو کارکنید و ۳۰ دقیقه استراحت کنید.
همچنین ممکن است به این نکته پی ببرید که صبح می‌توانید برای مدت بیشتری تمرکز کنید و در بعدازظهر استراحت‌های مکرر بیشتری داشته باشید. هنگامی‌که بتوانید الگوی ایده‌ال خود را پیدا کنید، از دستاورد خود در زمان کاری شگفت‌زده خواهید شد.

مزایا و معایب تکنیک پومودارو:

استفاده از تکنیک پومودارو جهت مدیریت زمان فواید زیادی دارد.
استفاده از این تکنیک برای شکستن کارها به جلسات کوتاه‌تر و با تمرکز بالاتر به شما کمک می‌کند که زمانتان را با بازدهی بالاتری مدیریت کنید و باعث می‌شود که پروژه‌های بزرگ، آن‌چنان بزرگ به نظر نرسند.
همچنین به شما کمک می‌کند که عوامل مزاحم را کاهش دهید، از انجام چند کار مختلف در یک‌زمان خودداری کنید و کارها را به تعویق نیندازید. عواملی که سبب کاهش تمرکز و بازدهی شما می‌شوند.

محققان تائید کرده‌اند که استراحت‌های کوتاه و منظم برای سلامتی مفید است و باعث افزایش تمرکز و توجه می‌شود. درنتیجه افزایش تمرکز و توجه، بازدهی افزایش می‌یابد. کریلو اشاره می‌کند که این تکنیک برای افرادی که دچار اختلال کمبود توجه و یا اختلال بیش فعالی کمبود توجه هستند، نیز مناسب است.

همچنین ازآنجاکه استراحت‌های کوتاه به جذب اطلاعات توسط مغز کمک می‌کند، شما فرصت بیشتری خواهید داشت که ایده‌های خلاقانه بیشتری داشته باشید.

داشتن زمان استراحت و شارژ انرژی‌تان به شما کمک می‌کند تا احساس آرامش بیشتری کنید. درنتیجه در بعدازظهر کمتر احساس خستگی خواهید کرد.

هرچند، ممکن است این تکنیک مناسب همه افراد نباشد.برای برخی افراد ممکن است استراحت‌های کوتاه عامل مزاحمی باشد. مخصوصاً اگر آن‌ها لحظات الهام‌بخش را تجربه می‌کنند.

همچنین پایبندی به این تکنیک در محل‌هایی که مرتب به‌وسیله همکاران و یا مشتری تمرکز شما قطع می‌شود نیز مشکل است.
غیرقابل انعطاف بودن کار کردن در مدت‌زمان ثابت ممکن است بر بازدهی شما تأثیر بگذارد. برای مثال اگر قرار ملاقاتی داشته باشید که به مدت کمتر از ۲۵ دقیقه برنامه‌ریزی‌شده باشد، ممکن است که وسوسه شوید تا پومودارو را در ضمن آن شروع کنید.
درنتیجه تکنیک پومودارو تکنیک ساده و آسانی برای پیاده‌سازی است. به چیزی بیش از یک تایمر و یک لیست کارها نیاز ندارد و سلامتی و بازدهی شما را بهبود می‌بخشد. آن را امتحان کنید و ببینید که مناسب شما هست و یا نه!