مدیریت عوامل مزاحم در کار جهت حفظ تمرکز و کنترل زمان
روزانه عوامل مزاحم و عواملی که سبب وقفه در انجام کار می‌شوند، وجود دارد. این عوامل مانع از مدیریت صحیح زمان میشود. همچنین مانع موفقیت شما هستند.
در این مقاله که برگرفته از مقاله Managing Interruptions می‌باشد به بررسی این عوامل می‌پردازیم و با برطرف کردن آن سعی می‌کنیم که تمرکز خود در کار و زندگی را افزایش دهیم.
زمان‌هایی که در مورد کار صحبت می‌کنیم، الزاماً منظور ما کار اداری نمی‌باشد. شما ممکن است در حال انجام هر کاری باشید: درس خواندن، تدریس کردن، شغل آزاد، شغل اداری، خانه‌دار و یا هر کاری که روزانه زمانتان را برای آن صرف می‌کنید.
اگر به یک روز کاری گذشته خود نگاه کنید، عوامل زیادی وجود داشته که سبب توقف کارتان شده‌است. زنگ موبایل، تلفن، صحبت همکاران، صحبت همکلاسی، درخواست رئیس و یا هر اتفاقی که تمرکز شما را از بین می‌برد و مانع از انجام کاری که در دست دارید میشود.
وقفه‌های کوچک در طی روز می‌تواند زمانی را که شما برای رسیدن به موفقیت و هدف‌های خود در کار و زندگی نیاز دارید، از شما بدزدد. علاوه بر این عوامل مزاحم در کار سبب از بین رفتن تمرکز شما میشود. در نتیجه شما باید مدت زمان بیشتری را صرف کنید تا بتوانید دوباره خود را با کار درگیر کنید و کارتان را به اتمام برسانید. برای آگاهی از علت کاهش تمرکز در اثر وجود عوامل مزاحم میتوانید به مقاله افزایش تمرکز با خودداری از چند فعالیتی مراجعه کنید.
برای کنترل کردن این وقفه‌ها لازم است که آنها را بشناسید و بدانید که آیا وجود آنها ضروری است و یا نه. سپس برای آنها در برنامه روزانه‌تان برنامه‌ریزی کنید. در ادامه در این مورد صحبت می‌کنیم.
به کار بردن ابزارهایی جهت کنترل عوامل مزاحم
نکته‌هایی که در ادامه بیان می‌شوند به شما کمک می‌کند تا وقفه‌ها را بشناسید و آنها را مدیریت کنید.
۱- تهیه گزارش عوامل مزاحم
اگر عوامل مزاحم به صورت مداوم زمان و انرژی شما را کاهش می‌دهند و یا اگر اغلب باعث اختلال در برنامه زمانی شما و تاخیر می‌شوند، زمان آن است که یک گزارش از این عوامل ایجاد کنید. شما میتوانید گزارش روزانه خود را در جدولی همانند زیر ثبت کنید.
این جدول را به مدت یک هفته همراه خود داشته باشید. هر عاملی که سبب کاهش تمرکز شما و ایجاد وقفه در کارتان میشود را یادداشت کنید. نام فرد، زمان، عامل مزاحم چه چیزی بوده است و آیا چنین وقفه‌ای درست است؟ آیا چنین وقفه‌ای ضروری بوده‌است؟
پس از یک هفته از ثبت گزارش، آن را بررسی کنید. کذام‌یک از آنها معتبر هستند؟ برای وقفه‌های معتبر و صحیح نیاز به یک برنامه هست که در ادامه بیان میشود. شما باید آنها را در برنامه خود قرار دهید، به آنها رسیدگی کنید، بدون اینکه در کار شما اختلال ایجاد کنند.
برای وقفه‌هایی که معتبر نیستند و وجود آنها ضرورتی ندارد، راهی پیدا کنید. باید روشی بیابید تا بتوانید در آینده آنها را حذف کنید.
۲- آنالیز و تسلط بر عوامل مزاحم
برای آنالیز کردن و تسلط بر عوامل مزاحم در ابتدا ببینید که آیا آنها معتبر هستند و یا نه؟
آیا افراد می‌توانند منتظر بمانند تا در زمان مشخصی با شما ملاقات کنند؟ آیا می‌توانند اصلاً سوالشان را از شما نپرسند؟
اگر چنین چیزی امکان پذیر نیست، مودبانه اما قاطعانه به آنها رسیدگی کنید.
در قدم بعدی بررسی کنید که آیا این وقفه‌ها ضروری هستند و یا نه؟ آیا شما میتوانید با اقداماتی از پیش تعیین شده مانع ایجاد چنین وقفه‌هایی شوید؟
برای مثال اگر قرار ملاقات‌هایی را برای شخص تعیین کنید، یاد می‌گیرد که به‌زودی شما را ملاقات خواهد کرد و بنابراین برای موارد غیر ضروری مزاحم شما نمی‌شود.
گاهی اوقات وقفه‌ها علاوه بر معتبر بودن، ضروری نیز هستند. نیاز هست که شما کار خود را قطع کنید و به آنها رسیدگی کنید.
با بررسی گزارش عوامل مزاحم شما میتوانید عوامل وقفه‌ساز معتبر و ضروری را پیدا کنید. زمان آنها را محاسبه کنید. در برنامه زمانی خود این زمان احتمالی را حذف کنید و برنامه خود را براساس زمان باقی‌مانده مرتب کنید. در این صورت نیاز نیست که دیگر نگران کارهای عقب افتاده باشید و کارهای خود را به‌گونه‌ای برنامه ریزی می‌کنید که در پایان کار ناتمام نداشته باشید.
چنین محاسبه‌ای برای زمان‌هایی کارآمد است که فرد به دلیل وجود وقفه‌های معتبر و ضروری دچار نگرانی است که نمی‌تواند کار خود را به موقع تمام کند. برای مثال یک دانشجو اگر بداند که چنین وقفه‌هایی برای او پیش خواهد آمد، به‌گونه‌ای برنامه‌ریزی می‌کند که تمام محتوای درسی برای شب امتحان نماند و مجبور نشود که با نگرانی به سر جلسه امتحان برود.
همچنین شناسایی عواملی ایجاد کننده وقفه و کاهش دهنده تمرکز؛ عوامل که نه معتبر هستند و نه ضروری؛ سبب میشود که بتوانیم برای آنها برنامه ریزی کنیم و وجود آنها را در زندگیمان کاهش دهیم.
۳- از تلفن به نفع خود استفاده کنید و نه به ضررتان!
یک برنامه ریزی کوچک می‌تواند کمک بزرگی در کنترل مزاحمت‌هایی که تلفن در حین کار به‌وجود می‌آورد داشته باشد. مشکل تلفن، مشکل بزرگی است که اکثر افراد در طی روز با آن مواجه هستند. اگر به‌شدت گرفتار هستید و نیاز به تمرکز بالایی دارید، از پیغام‌گیر صوتی استفاده کنید. در این صورت میتوانید بر حسب اولویت به تلفن‌هایتان رسیدگی کنید. در حقیقت شما میتوانید زمان پاسخ‌گویی به تلفن‌ها را در برنامه روزانه خود قرار دهید و به صورت نرمال در کار شما قرار گیرد.
اما اگر تلفن مدام تمرکز شما را کاهش دهد و برای آن برنامه ریزی نکنید، آنگاه بازدهی و تمرکز شما را تا حد قابل توجهی کاهش می‌دهد.
۴- یاد بگیرید که بگویید “نه”
هنگامی که به‌شدت درگیر هستید، ایرادی ندارد که به درخواست‌های دیگران نه بگویید. اگر درخواست می‌تواند توسط دیگران انجام داده شود و یا کار مهمی نیست و می‌توان آن را با تاخیر انجام داد به آن نه بگویید. مودب و صادقانه بگویید: در حال حاضر درگیر کار بسیار مهمی هستم و باید آن را به موقع تحویل دهم، من را ببخشید اما در حال حاضر نمی‌توانم کمکی کنم.
۵- زمان در دسترس و زمان غیر قابل دسترس
به دیگران اجازه دهید که بدانند چه زمانی در دسترس هستید و چه زمانی در دسترس نیستید. مطمئن باشید که اگر مردم زمان در دسترس نبودنتان را بدانند، فقط در صورت وجود کارهای ضروری مزاحم شما می‌شوند.
۶- عوامل مزاحم غیر قابل کنترل
وقفه‌هایی وجود دارد که علی‌رغم تلاش شما، نمی‌توانید آنها را کنترل کنید. اغلب مردم تمایل دارند مدت زمان دلخواهی در رابطه با یک موضوع صحبت می‌کنند. شما میتوانید با مشخص کردن پارامتر زمان مشخص مانع این امر شوید. برای مثال میتوانید به آنها بگویید که فقط ۵ دقیقه زمان دارید و به گفته خود پایبند باشید.
گاهی اوقات مشکل موجود مدت‌زمان زیادی نیاز دارد. میتوانید یک‌زمان مشخص برای آنها تعیین کنید که به این مشکل رسیدگی خواهید کرد.